Сведения на ИЛС и в выписках по формам СЗИ-ИЛС и СТД-СФР актуализируются в режиме онлайн (после учета корректирующих сведений на индивидуальном лицевом счете).
Форма ЕФС-1 представляется в следующие сроки:
- Подраздел 1.1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности"для кадровых мероприятий «Прием», «Приостановление», «Возобновление», «Увольнение» - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа;
- для мероприятий «Начало договора ГПХ», «Окончание договора ГПХ» - не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения (расторжения) договора;
для мероприятий «Перевод», «Переименование», «Запрет занимать должность (вид деятельности)», «Установление (Присвоение)» – до 25 числа месяца, следующего за отчетным месяцем; - сведения о заработной плате работников государственных учреждений (подраздел 1.3 формы ЕФС-1) – до 25 числа месяца, следующего за отчетным месяцем;
- сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя (подраздел 3 формы ЕФС-1), – до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
- сведения по страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (раздел 2 формы ЕФС-1) – до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
- сведения о страховом стаже (подраздел 1.2 формы ЕФС-1)– до 25 числа месяца, следующего за отчетным годом.
Сведения о застрахованном лице, подавшем заявление об установлении страховой пенсии,накопительной пенсии, срочной пенсионной выплаты или единовременной выплаты средств пенсионных накоплений,страхователь представляет в течение трех календарных дней со дня поступления к нему запроса органа Фонда либо обращения застрахованного лица.
Форма с типом сведений «Назначение выплат по ОСС» представляется на застрахованное лицо, которое подало заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком, для учета периода работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил.
Период стажа указывается двумя строками:
- в первой строке указываются даты в пределах от даты начала отчетного периода, указанного в поле «Отчетный период», по дату, предшествующую дате начала отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком;
- во второй строке отражается один день отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком (дата фактического начала отпуска) с указанием в графе 7 «Дополнительные сведения» кода «ДЕКРЕТ» или «ДЕТИ» («ДЕТИПРЛ»).
При наступлении срока представления сведений в отношении застрахованного лица, на которого ранее была представлена форма с типом сведений "Назначение выплат по ОСС", должна быть представлена новая форма с типом сведений "Исходная".
Подраздел 1.2 формы ЕФС-1с типом сведений «Назначение выплат по ОСС» представляется в срок не позднее трех рабочих дней со дня, когда застрахованное лицо подало заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком.
В 2024 году при ликвидации следует направить отчет по форме ЕФС-1 раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваниях», подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности», подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» 1 на всех работавших у страхователя в отчетном периоде застрахованных лиц, а не только на категории ЗЛ, которые установлены п. 3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса (принятия решения о прекращении деятельности в качестве индивидуального предпринимателя), но не позднее дня представления в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, документов для государственной регистрации при ликвидации юридического лица (прекращении физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя).
При заполнении ЕФС-1 подраздела 1.2 подраздела 1 в отношении данного работника, в графе 7 «Дополнительные сведения» необходимо выделить период дополнительных выходных дней с указанием кода «ДОПВЫХ».
Раздел 2 заполняется и представляется страхователями - юридическими лицами любой организационно-правовой формы (в том числе иностранными организациями, осуществляющими свою деятельность на территории РФ и нанимающими граждан РФ) либо физическими лицами, нанимающими лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в соответствии с пунктом 1 статьи 5 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний". Срок представления сведений не позднее 25 числа месяца следующего за отчетным кварталом.
Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (умершего работника) передаются в органы СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора.
Сведения, о дате заключения договора ГПХ (о кадровом мероприятии «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ», представляются не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения с застрахованным лицом соответствующего договора, а в случае прекращения договора не позднее рабочего дня, следующего за днем его прекращения.
Необходимо представить отчет по форме ЕФС-1 подраздел 1.1 с кадровым мероприятием «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».
Статьей 17 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ установлена обязанность по представлению страховщику сведений о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по форме ЕФС-1 .
При этом Федеральным законом № 125-ФЗ не предусмотрено исключений по исполнению обязанности какой-либо категории страхователей по представлению Раздела 2 формы ЕФС-1 в случае отсутствия выплат физическим лицам. Обязанность по представлению страховщику вышеуказанных сведений за каждый отчетный период распространяется на всех страхователей (за исключением страхователей, применяющих специальный налоговый режим «Автоматизированная упрощенная система налогообложения»).
Для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета иностранных граждан работодателям необходимо:
1) Заполнить форму АДВ-1 (Анкета Зарегистрированного лица ) и заверить её подписью сотрудника. При заполнении Анкеты информация из документа, удостоверяющего личность (ДУЛ) на иностранном языке должна быть переведена на русский язык;
2) Не позднее рабочего дня, следующего за днем приема гражданина на работу или заключения с гражданином соответствующего договора направить документы напрямую в СФР по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между Фондом и страхователем.
СФР в течении 5 рабочих дней со дня получения Анкеты открывает страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС). После СНИЛС передается страхователю, для передачи его сотруднику.
Если страхователь осуществляет свою деятельность по нескольким видам экономической деятельности, распределенным равными частями в общем объеме выпущенной продукции и оказанных услуг, он подлежит отнесению к основному виду экономической деятельности, который имеет наиболее высокий класс профессионального риска из осуществляемых им видов экономической деятельности и ему будет установлен страховой тариф, соответствующий этому классу профессионального риска.
Срок уплаты страховых взносов - не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, за который они начислены. Если соответствующая дата выпадает на выходной и (или) нерабочий праздничный день, окончание срока переносится на ближайший следующий за ним рабочий день. В случае уплаты сумм страховых взносов в более поздние сроки страхователю начисляются пени.
Федеральным законом № 125-ФЗ не предусмотрена скидка в 50% при оплате штрафа по Разделу 2 ЕФС-1.
С 2021 года на лиц, впервые поступающих на работу, ведется только электронная трудовая книжка, оформлять бумажные трудовые книжки на них не требуется.
Заполнять и подавать подраздел 1.2 подраздела 1 "Сведения о страховом стаже" формы ЕФС-1 (в составе данной формы) на учредителя необходимо с указанием в дополнительных сведениях кода «НЕОПЛ».
Регистрационный номер организации присваевается при регистрации в качестве страхователя в СФР и информация о нем передается в регистрирующий орган в срок не превышающий трех рабочих дней со дня представления регистрирующим органом сведений, содержащихся в Едином государственном реестре юридических лиц
Регистрация обособленных подразделений, которым для совершения операций открыты юридическими лицами счета в банках и которые начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, в качестве страхователей по ОПС и по ОСС на случай ВНиМ, производится в срок не превышающий трех рабочих дней со дня представления налоговыми органами сведений, содержащихся в Едином государственном реестре налогоплательщиков. Регистрация в качестве страхователей по ОСС от НС и ПЗ осуществляется на основании заявления о регистрации в качестве страхователя, представляемого в срок не позднее 30 календарных дней со дня создания такого обособленного подразделения.
На сотрудников работающих как по внутреннему, так и по внешнему совместительству представляются сведения о всех кадровых мероприятиях, также как и на основных работников по форме ЕФС-1 подраздел 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». Если сотрудники работающие по внутреннему совместительству относятся к перечисленным в пункте 3 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования", то страхователю необходимо представить подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже» формы ЕФС-1 в отношении данных лиц.
В соответствии с частью 6 статьи 17 Федерального закона 27-ФЗ территориальный орган СФР составляет акт о выявлении правонарушения. Страхователь вправе представить в течение 15 дней со дня получения акта в территориальный орган СФР по месту регистрации свои возражения с приложением подтверждающих документов. При рассмотрении указанных документов территориальный орган СФР принимает решение о привлечении страхователя к ответственности либо об отказе в привлечении страхователя к ответственности.
Согласно пункту 2 статьи 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования" если численность работающих- застрахованных лиц превышает 10 человек, то страхователь представляет единую форму сведений в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. За несоблюдение страхователем порядка представления сведений в форме электронных документов, к такому страхователю применяются финансовые санкции.
На застрахованное лицо, по которому отсутствует информация за периоды до 01.01.2017 в ранее предоставленной отчётности, сведения представляются по форме СЗВ-КОРР с типом «ОСОБ». Данные формы не входят в состав отчетности ЕФС-1.
- осуществление страхователем финансово-хозяйственной деятельности в течение не менее 3 лет;
- отсутствие у страхователя на день подачи заявления выявленной недоимки, и (или) начисленных пеней и штрафов;
- отсутствие страховых случаев со смертельным исходом не по вине третьих лиц в предшествующем году.
Размер скидки не может превышать 40 процентов установленного страхового тарифа.
Нет, обязанность по уплате административного штрафа, наложенного на должностное лицо, не может быть исполнена третьим лицом, в том числе юридическим лицом (страхователем).
Должностное лицо для привлечения к административной ответственности можно заменить до составления Протокола. Для этого страхователю необходимо представить документы, подтверждающие, что подготовка и представление сведений по форме ЕФС-1 в организации возложена на другое должностное лицо (не руководителя по Выписке из ЕГРЮЛ). Пакет документов включает:
- Должностная инструкция, в которой в качестве трудовой функции прописан контроль за сроками, полнотой и достоверностью, порядком представления сведений по форме ЕФС-1 или приказ (распоряжение) о возложении этой функции на лицо, на которое делается замена;
- Приказ о приеме на работу лица, на которое делается замена;
- Паспортные данные лица, на которое делается замена.
Для получения усиленной квалифицированной электронной подписи требуется обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Список аккредитованных удостоверяющих центров размещен на официальном сайте Минцифры России - https://digital.gov.ru/ru/activity/govservices/2/ .
Согласие работника на перевод на полную ставку подтверждается его подписью в дополнительном соглашении к трудовому договору (абзац 6 части 2 статьи 57, статья 72 ТК РФ). Кадровое мероприятие "ПЕРЕВОД" (в случае сохранения должности и трудовой функции, структурного подразделения) НЕ представляется. Однако в обратном случае - при переводе работника с полной ставки на полставки в качестве кадрового мероприятия необходимо отразить в подразделе 1.1 подраздела 1 разд. 1 формы ЕФС-1 в графе 3 "Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ" - "ПЕРЕВОД". В графе 6 "Код выполняемой функции" указывается одно из следующих значений (пункт 46 Порядка заполнения ЕФС-1):
- «НЕПД» - для неполного рабочего дня;
- «НЕПН» - для неполной рабочей недели.
При переводе работника с неполного рабочего дня на полную ставку, при этом в отношении сотрудника ранее был представлен подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с кодом «НЕПД», представляется кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД» без указания в графе 6 кода «НЕПД».
За получением Справки страхователь может обратиться в территориальный орган Фонда с письменным запросом (заявлением) в произвольной форме:
- с письменным запросом (заявлением) в произвольной форме через клиентскую службу Фонда (адреса клиентских служб можно узнать на официальном сайте Отделения sfr.gov.ru), представив заявление на бумажном носителе;
- в электронном виде через личный кабинет страхователя lk.sfr.gov.ru.
Справка о состоянии расчетов по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний выдается в течение пяти рабочих дней со дня поступления в территориальный орган страховщика запроса страхователя.
