В июле 2010 года Отделение Пенсионного фонда по Волгоградской области выступило инициатором и создателем приложения для внутреннего пользования сотрудников пенсионной системы региона «Библиотека электронных документов».
Библиотека представляет собой единую систему хранения нормативно-правовых, инструктивно-методических и организационно-распорядительных документов, использующихся для руководства и организации работы по направлениям деятельности пенсионной системы региона. Данная программа эксплуатируется как в Отделении Пенсионного фонда по Волгоградской области, так и в территориальных Управлениях ПФР, и предоставляет по требованию читателей реквизиты, краткое описание документов, их электронные и сканированные копии.
Библиотека – это основной источник корпоративных знаний. Ее цели и задачи можно объединить в две группы.
Во-первых, повышение доступности документов, которыми пользуются сотрудники органов ПФР (прежде всего в территориальных Управлениях ПФР) в своей повседневной работе по направлениям деятельности. Это повышение уровня обеспеченности документами, повышение информированности сотрудников, а также единообразие в хранении необходимых в работе документов. Проще говоря, Библиотека нужна для того, чтобы нужный в работе документ всегда был под рукой, и его можно было быстро, легко и удобно найти.
Во-вторых, особенно подчеркивается важность Библиотеки для обучения сотрудников, в том числе и вновь принятых. Наличие комплекта документов, необходимых для первичного изучения при вхождении в должность по направлению, должно сократить время адаптации, упростить обучение новых сотрудников, а также способствовать повышению профессионального роста уже работающих специалистов.
Достижение вышеописанных целей реализуется задачами, которые аналогичны тому, что выполняют классические библиотеки. Подготовка помещения, установка стеллажей, закупка книг, заведение карточек и рубрикаторов (систематический и алфавитный каталог), организация службы выдачи и прочее. Для «Библиотеки электронных документов» эти задачи формулируются как размещение, хранение, поиск и использование документов.
Что касается механизмов работы Библиотеки, то существуют 3 группы пользователей программы:
- Методисты – в каждом структурном подразделении Отделения ПФР это сотрудники, назначенные ответственными за текущее и архивное делопроизводство. Они имеют доступ с правом внесения документов на публикацию.
- Нормоконтролер – выделенный сотрудник ОПФР, назначаемый приказом. Имеет доступ с правом публикации документов в библиотеке. Производит контроль корректности перед публикацией.
- Читатели (все специалисты Отделения ПФР и Управлений ПФР) – пользователи, имеющие доступ с правом просмотра, поиска и извлечения документов из библиотеки.
Поручение на размещение документов в Библиотеку выдает руководитель структурного подразделения Отделения Пенсионного фонда, размещение документов производит «методист» в данном подразделении, а предварительный контроль и публикацию всех документов осуществляет «нормоконтролер».
Для территориальных Управлений ПФР возможность инициировать публикацию документа также имеется. На текущий момент во внутренней корпоративной локальной сети организована отдельная тематическая конференция (Lotus-конференция), в которой можно размещать запросы на пополнение библиотеки, обсуждать работу программного обеспечения, делиться опытом с коллегами.
Для читателей доступ к Библиотеке может быть организован двумя способами: через почтовый клиент корпоративной сети Lotus Notes или средствами браузера Internet Explorer. Фактически – доступ к Библиотеке может получить любой сотрудник ОПФР и УПФР, имея компьютер, подключенный в локальную сеть.
Что же может увидеть читатель в Библиотеке? На сегодняшний день это порядка 4000 документов, размещенных в Библиотеке, как регионального, так и федерального значения.
Приятно отметить, что опыт волгоградских сотрудников Пенсионного фонда набирает популярность среди коллег из регионов. Уже активно используют в работе «Библиотеку электронных документов» Отделения ПФР по Астраханской и Челябинской областей. В адрес руководства ОПФР по Волгоградской области поступили от них благодарственные письма. Также запросили программу сотрудники Отделения Пенсионного фонда по городу Севастополю для использования в целях профессионального развития работников системы.
