В связи с изменениями ст. 17.5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (внесены Федеральным законом от 04.08.2023 № 457-ФЗ) Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (далее – Фонд) изменил правила приема электронных документов и сведений от страхователей.
В случае если электронные документы от имени страхователя подписывает не руководитель, а уполномоченное физическое лицо, применяется следующий порядок.
В соответствии с положениями Федерального закона № 63-ФЗ для направления, в том числе в проактивном режиме, сведений в Фонд от имени страхователя необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – УКЭП) физического лица и машиночитаемая доверенность (далее - МЧД). Машиночитаемая доверенность — это электронная доверенность на подписание электронных документов или совершение действий. Доверенность формируется в виде структурированного XML-файла, который может быть прочитан программой.
Руководитель организации формирует МЧД в электронном виде, подписывает ее своей УКЭП и передаёт уполномоченному лицу. Им может быть ответственный сотрудник, бухгалтер или работник компании, чья фирма оказывает данные услуги. В документе указываются полномочия и сведения о гражданине, уполномоченном представлять интересы страхователя: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС. Машиночитаемая доверенность хранится в информационной системе Фонда. В целях представления сведений, уполномоченное лицо подписывает документы своей УКЭП физического лица и указывает идентификационный номер МЧД (ст. 17.2, ст. 17.5 Федерального закона № 63-ФЗ).
С 11.03.2024 прекращена загрузка на портал Фонда (расположенного по адресу http://portal.fss.ru) документов для подтверждения полномочий представителя, оформленных отличными от МЧД способами.
Таким образом, для направления проактивных сведений в Социальный Фонд России, обмена данными по электронным листкам нетрудоспособности, страхователю необходимо наличие МЧД.
Если для работы с Социальным Фондом России оформлена бумажная доверенность, следует перейти на схему работы с МЧД, так как бумажную доверенность больше нельзя зарегистрировать на портале Фонда.
Порядок работы по доверенности с отчетностью по персонифицированному учету (такие документы как ЕФС-1 и АДВ) в Социальный Фонд России с УПУП (Уведомление о предоставлении полномочий представителю) остается прежней до конца 2024 года, без перехода на МЧД.
Для формирования МЧД можно воспользоваться:
- средствами ПО бухгалтерского и кадрового учета страхователя (при наличии);
- средствами операторов электронного документооборота;
- ПО «АРМ Доверенность», которое безвозмездно предоставляется Социальным Фондом России;
- сервисом на сайте ФНС России (бесплатно).
В большинстве случаев формировать доверенность необходимо по универсальному формату, который размещен на сайте ЕПГУ. Если государственный орган определил для себя свой собственный формат МЧД (такое право есть у него по закону), то необходимо использовать его.
Сформированная МЧД направляется страхователем для регистрации в реестре доверенностей Фонда СФР посредством ПО «АРМ Доверенность», или через своего оператора связи, либо в распределенном реестре ФНС России, после чего МЧД приобретает статус «Зарегистрирована».
