Одной из важнейших функций Пенсионного фонда России является функция разъяснения зарегистрированным лицам и страхователям их прав и обязанностей, технологию индивидуального (персонифицированного) учета, порядок заполнения форм и представления сведений. Каждый гражданин страны имеет право получить консультацию непосредственно у руководителя регионального отделения ПФР.
С 2020 года в России начинают действовать так называемые электронные трудовые книжки, которые обеспечат постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроют новые возможности кадрового учета.
Как работодателям подготовиться к изменениям и избежать ответственности за нарушения? Именно этим вопросам был посвящен семинар, который прошел 30 января 2020 года в зале Администрации Смоленской области. С докладом выступила заместитель управляющего ОПФР по Смоленской области Наталия Николаевна Грищенко.
В работе семинара приняли участие более 150 специалистов кадровых служб муниципальных образований региона. Глубокий, профессиональный диалог длился более 2, 5 часов. На все возникающие вопросы выступающими были даны четкие, аргументированные ответы.
Подробно рассмотрены преимущества электронной трудовой книжки:
- удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
- минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
- дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;
- снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
- дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;
- использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
- новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;
- высокий уровень безопасности и сохранности данных.
Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 1 января 2020 года. Наталия Николаевна обратила особое внимание работодателей, что для всех граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.
Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Работодателям в течение 2020 года предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, не позднее 30 июня 2020 года письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.
Россияне, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажную трудовую книжку на руки с записью о подаче работником соответствующего заявления.
С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия компаний с ПФР.
Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.
Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных. Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда. Сбой или взлом, с последующим изменением или уничтожениям данных, невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
