Один из самых каверзных и наболевших вопросов для любого работодателя – выход на пенсию подчиненных. В 2016 году на законодательном уровне за страхователем была закреплена возможность отправлять документы своих подчиненных в электронном виде по защищенным каналам связи. Для потенциальных пенсионеров это означает, что не обязательно приходить в Пенсионный фонд. Достаточно проявления участия работодателя в судьбе своего сотрудника. С письменного согласия работника страхователь может обращаться в территориальные органы ПФР за установлением страховой пенсии, выплатой и доставкой пенсии от его имени. Но дело это добровольное, поэтому многие руководители благополучно отложили его в долгий ящик.
Отделение ПФР по Самарской области разъясняет, насколько сложно наладить механизм передачи документов в Пенсионный фонд и какие шаги должен предпринять работодатель, чтобы облегчить путь своего сотрудника на пенсию. Мы составили подробную инструкцию с инфографикой.
Сначала, предприятию, компании или заводу нужно заключить соглашение с Отделением ПФР о передаче данных. Эти сведения должны быть заверены усиленной квалифицированной цифровой подписью. Напомним, если ваше предприятие и так сдает отчетность в Пенсионный фонд в электронном виде, то это не потребует дополнительных усилий или средств. Многие компании-спецоператоры связи, которые удостоверяют цифровую подпись, предоставляют услугу отправки макетов пенсионных дел бесплатно при наличии рабочего места по сдаче отчётности
Работодатель должен отслеживать и передавать списки тех подчиненных, которые в ближайший год должны отправиться на заслуженный отдых. Это касается и тех, кто выходит на пенсию досрочно. Также страхователю следует отправлять документы, необходимые для назначения пенсии по старости, например о периодах работы или иной деятельности, о среднемесячном заработке и т.д. Документы должны быть переданы в ПФР не позднее чем за 9 месяцев до возникновения права на пенсию.
Какие документы сдавать в ПФР
- Списки работников, которые приобретут право на пенсию (в том числе на досрочную) в ближайшие 12 месяцев;
- Документы, необходимые для назначения пенсии по старости:
- o удостоверяющие личность сотрудника, возраст, место жительства и принадлежность к гражданству (паспорт, страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
- o подтверждающие периоды работы и (или) иной деятельности сотрудника (например, военный билет, трудовая книжка, справка из органов занятости (для подтверждения периодов получения пособия по безработице), справка о подтверждении периодов работы, дающих право на досрочное пенсионное обеспечение).
Как работодателю сформировать электронный пакет документов для отправки в Пенсионный фонд?
На каждого сотрудника, которому предстоит выйти на залуженный отдых, необходимо сформировать отдельный пакет отсканированных документов с указанием ФИО и адреса регистрации. Документы сканируются в расширении 300 точек на дюйм (300 dpi), в цветном изображении (24 bit), сохраняются в формате JPEG. Каждый документ должен быть отсканирован в отдельный файл.
Документы помещаются в пакет в следующей последовательности:
- документ, удостоверяющий личность, возраст, место жительства, принадлежность к гражданству;
- страховое свидетельство;
- документы о трудовой и иной общественно полезной деятельности – трудовая книжка, военный билет, диплом, справка органов занятости, справка о работе, справка о переименовании (реорганизации) организации и др.;
- справки о заработке;
- документы об изменении фамилии, имени, отчества;
- иные документы.
В каждый пакет документов должен быть помещен в реестр направляемых документов. В реестр работодатель вносит следующую информацию: ФИО гражданина, дата его рождения, дата возникновения права на страховую пенсию по старости, адреса регистрации и места фактического проживания, контактные номера телефонов застрахованного лица, перечень документов с указанием их наименований и реквизитов, а также сведения о сотруднике страхователя, подготовившем данный пакет документов (наименование должности, ФИО, дата, контактный номер телефона). Каждый документ в реестре должен быть заверен электронной подписью либо работодателя, либо сотрудника, который отвечает за это.
