В России второй год действуют электронные трудовые книжки - новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. У электронной книжки нет физического носителя, поэтому ее невозможно потерять или испортить, а передача сведений в цифровом виде снижает вероятность ошибок и обеспечивает постоянный доступ к данным о трудовой деятельности. С 1 января 2021 года завершился переходный период — все сотрудники к этому времени должны были определиться, какую форму трудовой книжки оставить, то есть выбрать ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде или продолжать вести бумажную трудовую книжку.
Всего на территории Приморского края в 2020 году написали заявление о выборе ведения трудовой книжки 666 148 работников, работающих по трудовому договору. Из них 568 710 (85%) оставили бумажную трудовую книжку, и только 15% или 97 438 приморцев решили перейти на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Для всех работающих граждан переход к новому формату ведения сведений о трудовой деятельности добровольный. Исключением являются только те, кто впервые устраивается на работу с 2021 года – для них сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю заявление по уважительной причине вправе сделать это в любое время, подав заявление работодателю по основному месту работы.
К таким причинам относятся: временная нетрудоспособность; отпуск (в том числе декретный); временное отстранение от работы; если гражданин, имеющий стаж работы, в указанный период не состоял в трудовых отношениях и не подавал ни одного письменного заявления.
Граждане, которые подали заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном формате, могут в дальнейшем пересмотреть свое решение и подать своему работодателю новое письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Приморцы, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Необходимо сохранять бумажную трудовую книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года.
При увольнении - в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику сведения о трудовой деятельности за время работы у него по форме СТД-Р[*]. Эта информация выдается на бумажном носителе, заверенная надлежащим образом, или в форме электронного документа (при наличии у работодателя усиленной квалифицированной электронной подписи). Если в день прекращения трудового договора выдать сведения из электронной трудовой книжки невозможно, например, работника нет на рабочем месте, работодатель обязан направить их работнику в бумажном виде по почте заказным письмом с уведомлением.
Сведения о трудовой деятельности могут быть выданы работодателем не только при увольнении, но и в период работы. Срок представления сведений - не более трех рабочих дней со дня подачи заявления работником.
Получить информацию из своей электронной трудовой книжки, в том числе в электронном виде по форме СТД-ПФР**, работник может и самостоятельно: в личном кабинете на сайте ПФР или на портале госуслуг. Электронная выписка о трудовой деятельности формируется в pdf-формате и заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью МИЦ ПФР. Документ можно сохранить на компьютер или мобильное устройство, распечатать или направить по электронной почте.
При приеме на новую работу граждане, выбравшие электронную трудовую книжку, должны представить работодателю следующие документы:
- бумажную трудовую книжку с записью, о переходе на ведение ЭТК;
- выписку по форме СЗВ-Р, оформленную последним работодателем.
В случае если работодатель не выдал такую выписку, ее можно получить в территориальном органе ПФР или в личном кабинете на сайте ПФР (es.pfrf.ru) или на портале «Госуслуги» (gosuslugi.ru) (при наличии регистрации на портале Госуслуги).
То есть гражданин при приеме на работу предоставляет и трудовую книжку и сведения о трудовой деятельности одновременно. Предоставление бумажной трудовой книжки обязательно, ведь в ней находятся сведения о работе за весь период трудовой деятельности гражданина до 2020 года.
Специалист отдела кадров по новому месту работы должен будет сделать себе копию бумажной трудовой книжки и отдать ее обратно работнику. Хранить у себя бумажную трудовую книжку работодатель не имеет права.
Напоминаю, если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, работодатель вносит соответствующую запись в бумажную трудовую книжку и выдает ее на руки работнику вне зависимости, продолжает сотрудник работать или увольняется.
Для работников, не подавших заявление о выборе варианта ведения сведений о трудовой деятельности, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
Что касается работодателей, то всю информацию о кадровых мероприятиях в отношении своих сотрудников они предоставляют в органы Пенсионного фонда в электронном виде для хранения её в информационных ресурсах ПФР в установленные законодательством сроки: специалисты кадровых служб предприятий и организаций сдают в ПФР отчёт по форме СЗВ-ТД.
С 1 июля 2021 года отчетность по электронным трудовым книжкам предоставляется в новом формате. Добавлен раздел для работодателей после реорганизации. После первого раздела «Сведения о страхователе» новый раздел называется «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Заполнять его будут компании после процедуры реорганизации в случае корректировки ранее поданных форм СЗВ-ТД.
В новой форме отсутствует строка «Отчетный период». Так как периодичность сдачи отчета по форме СЗВ-ТД один календарный день для основных кадровых мероприятий, то и нет необходимости заполнять реквизит «Отчетный период».
Введена новая графа и коды для «северных» работников. В СЗВ-ТД нужно будет указывать коды (РКС или МКС) для северян. Если человек работает на Крайнем Севере - РКС, в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера - МКС. Для этих кодов появилась новая четвертая графа.
- В графе 6 формы СЗВ-ТД появился обязательный к заполнению код выполняемой функции, который состоит и 5 цифровых знаков. Берется он из Общероссийского классификатора занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Работодатели должны будут указывать данный код из классификатора, исходя из работы, которую выполняет сотрудник. Ориентироваться нужно будет именно на фактическую работу, а не на должность работника, которая указана в трудовом договоре и иных документах.
С 1 июля эта графа стала обязательной, и, если там будет допущена ошибка, придется отменить ранее сданный отчет и представить правильные сведения.
Напоминаем, что в электронной трудовой книжке, как и в ее бумажном аналоге, содержатся сведения о месте работы, должности, датах приема, увольнения и перевода на другую должность, реквизиты документов, подтверждающих оформление трудовых отношений. Подробная информация об электронной трудовой книжке размещена в одноименном разделе на сайте Пенсионного фонда РФ: https://pfr.gov.ru/grazhdanam/etk/
