Способы и порядок представления сведений в СФР.
- Представление отчетности на бумажном носителе.
- Лично (уполномоченным представителем при наличии доверенности).
- С использованием средств почтовой связи.
Сведения на бумажном носителе заверяются подписью руководителя и печатью организации (при наличии печати).
При представлении сведений лично датой представления является дата фактического представления отчетности в СФР.
При отправке по почте датой представления отчетности является дата, указанная на почтовом штемпеле почтового отправления.
- Представление отчетности через общедоступный сервис на сайте СФР (сопровождается бумажным носителем)).
Через общедоступный сервис на сайте СФР (ОДС) в разделе «Кабинет страхователя» страхователем самостоятельно подгружается подготовленный файл с отчетностью, который поступает в СФР в виде проекта (черновика) отчетности.
Подготовить отчетность в электронном виде можно самостоятельно с помощью бесплатных программных продуктов, предназначенных для подготовки и проверки отчетности, актуальные версии которых можно скачать на официальном сайте СФР в разделе Страхователям/Программное обеспечение либо сформировать проект отчетности с помощью встроенного программного обеспечения.
После направления проекта отчетности в СФР необходимо представить в территориальный орган СФР отчетность на бумажном носителе, заверенную подписью руководителя и печатью организации (при наличии).
Датой представления отчетности является дата фактического представления сведений в территориальный орган СФР на бумажном носителе.
При данном способе сдачи отчетности упрощается проверка и сдача сведений, также страхователю не потребуется наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
- Представление отчетности в форме электронного документа.
- Через оператора связи (в т. ч.через уполномоченное лицо (организацию).
- Через Кабинет страхователя на сайте СФР.
Документ в электронном виде, подписывается усиленной квалифицированной подписью (УКЭП) руководителя или уполномоченного представителя.
Датой представления отчетности считается дата отправки пакета документов по каналам связи в адрес СФР.
При направлении отчетности через личный кабинет страхователя датой представления является дата регистрации, сформированная в личном кабинете.
II. Электронный документооборот.
В соответствии со статьей 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования» страхователь в случае, если численность работающих у него застрахованных лиц, включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, превышает 10 человек, представляет сведения индивидуального (персонифицированного) учета в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
При желании страхователь независимо от численности работников может сдавать отчетность в СФР в электронном виде с электронной подписью.
Преимущества электронного документооборота:
- экономия бумаги, времени;
- меньше трудозатрат, меньше ошибок, больше удобства.
Если отчетность представлена в электронном виде с электронной подписью, то обязанность представления отчетности на бумажном носителе отсутствует.
Электронный документооборот (ЭДОК) между страхователями и СФР осуществляется на основании «Порядка электронного документооборота между страхователями и Фондом пенсионного и социального страхования Российской Федерации при представлении сведений для индивидуального (персонифицированного) учета», утвержденного приказом СФР от 07.11.2023 № 2200.
Для подключения к ЭДОК страхователю, который имеет УКЭП (выдается аккредитованными удостоверяющими центрами), необходимо направить Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту СФР в электронном виде через оператора связи, который предоставляет услугу по передаче сведений в СФР либо через личный кабинет страхователя, если сведения будут представляться через личный кабинет.
Если страхователь не имеет УКЭП, то предоставлять отчетность в СФР в электронном виде можно через уполномоченного представителя (уполномоченное юридическое лицо), при этом страхователю необходимо также направить в СФР Заявление на подключение страхователя к ЭДОК СФР с указанием данных об уполномоченном представителе.
При представлении отчетности по телекоммуникационным каналам связи необходимо:
- сформировать файлы отчетности для отправки в территориальный орган СФР по установленному формату;
- проверить правильность подготовки отчетности проверочными программами СФР. При выявлении ошибок в отчетности – исправить их;
- подписать файл отчета УКЭП должностного лица, имеющего право подписи отчетных документов;
- отправить файл с отчетностью в зашифрованном виде в территориальный орган СФР.
Подтверждение о представлении отчетности по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).
После отправки отчетности по ТКС страхователь получит из территориального органа СФР квитанцию о доставке сведений, а также протокол о результатах приема отчетности.
Если протокол содержит информацию об обнаружении ошибок в отчетности, то работодателю необходимо устранить эти ошибки и повторно представить отчетность в СФР в установленные законом сроки (в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомления страхователем). После сдачи отчетности поступит квитанция о приеме документа в СФР, которую рекомендуется сохранять.
Ш. Представление сведений через Кабинет страхователя.
Сведения индивидуального (персонифицированного) учета в форме электронного документооборота (при наличии УКЭП) можно представлять с использованием электронного сервиса, предоставленного СФР на безвозмездной основе.
Через Кабинет страхователя можно отправить в СФР подготовленный файл с отчетностью, а также заполнить и сформировать сведения с помощью реализованного сервиса заполнения данных.
Для получения доступа страхователя к Кабинету страхователя необходимо зарегистрировать учетную запись в федеральной государственной информационной системе «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме» (ЕСИА) лицу, имеющему право действовать от имени организации без доверенности.
При первичном входе в кабинет страхователя необходимо принять «Условие использования кабинета страхователя».
