Электронная трудовая книжка. Ведение учета сведений о трудовой деятельности граждан в электронном виде

Общие положения.

С 1 января 2020 года вступили в силу федеральные законы[1], принятые в порядке реализации проекта «Электронная трудовая книжка», направленного на ведение учета сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Под трудовой деятельностью понимаются периоды работы по трудовому договору, периоды замещения государственных и муниципальных должностей, должностей государственной гражданской и муниципальной службы, а в отношении отдельных категорий зарегистрированных лиц – иные периоды профессиональной служебной деятельности.

Сведения о трудовой деятельности (так называемая «Электронная трудовая книжка») – это новая форма продолжающей существовать и в настоящее время бумажной трудовой книжки. Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и подлежит реализации только в цифровом формате.

Электронная трудовая книжка обладает рядом преимуществ перед существующим форматом:

• - высокий уровень безопасности и сохранности данных – ЭТК невозможно потерять;
• - удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности, возможность самостоятельного контроля корректности данных, внесенных работодателем;
• - минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
• - дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;
• - снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
• - использование данных электронной трудовой книжки без запроса дополнительных документов для получения государственных услуг.

С 1 января 2020 года введена обязанность для работодателей (страхователей) представлять в информационную систему Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации[2] (до 01.01.2023 – Пенсионного фонда Российской Федерации) сведения о трудовой деятельности зарегистрированных лиц.

Порядок и сроки представления страхователями (работодателями) в органы Социального фонда России сведения о трудовой деятельности работника.

Сведения о трудовой деятельности зарегистрированных лиц страхователи (работодатели) представлению в органы СФР при наличии после 1 января 2020 года у работника определенных кадровых мероприятий:

• - прием на работу (службу);
• - перевод на другую постоянную работу;
• - увольнение с работы;
• - изменение наименования страхователя (реорганизация страхователя);
• - установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и тому подобное);
• - лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;
• - приостановление (возобновление) действия заключенного трудового договора, при котором за работником сохраняется рабочее место, в соответствии со статьей 351.7 Трудового кодекса Российской Федерации[3].

Кроме того, сведения о трудовой деятельности страхователь обязан  представить при подаче работником соответствующего письменного заявления о выборе способа ведения учета сведений о его трудовой деятельности – в виде бумажной трудовой книжки или в электронном виде (подробнее об этом читайте ниже).

Таким образом, страхователи (работодатели) начали представлять в органы СФР сведения о трудовой деятельности работников для включения в «Электронную трудовую книжку» только о тех кадровых мероприятиях, которые имели место после 1 января 2020 года.

При этом при представлении указанных сведений в отношении зарегистрированного лица впервые (в 2020 году) страхователь одновременно обязан был представить сведения о последнем кадровом мероприятии у данного страхователя по состоянию на 1 января 2020 года (то есть указать последнюю запись, имевшую место в бумажной трудовой книжке на указанную дату).

Если в 2020 году у работника отсутствовали какие-либо кадровые мероприятия, то в срок не позднее 15.02.2021 страхователь должен был представить сведения о трудовой деятельности работника по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.

Таким образом, электронная трудовая книжка зарегистрированного лица, формируемая на основании сведений, представляемых в органы Социального фонда России работодателями, содержит сведения о кадровых мероприятиях (и/или о подаче работником соответствующего заявления о выборе способа ведения учета сведений о трудовой деятельности) за период после 1 января 2020 года, а также о последнем кадровом мероприятии у данного страхователя по состоянию на 1 января 2020 года.

При этом положениями действующего законодательства не предусмотрено представление работодателем в органы СФР сведений за всю трудовую деятельность сотрудника.

В то же время зарегистрированные лица вправе обратиться в органы СФР для включения в свой индивидуальный лицевой счет сведений о трудовой деятельности за периоды работы до 1 января 2020 года, записи о которых содержатся в бумажной трудовой книжке (подробнее об этом читайте ниже).

В настоящее время сведения о трудовой деятельности, содержащие информацию о текущих кадровых мероприятиях зарегистрированного лица, страхователь (работодатель) обязан представлять в органы СФР в следующие сроки:

• в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.
• не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором изданы приказ (распоряжение), документ или принято иное решение, которые подтверждают оформление следующих кадровых мероприятий:
• - перевод на другую постоянную работу;
• - увольнение с работы;
• - изменение наименования страхователя (реорганизация страхователя);
• - установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и тому подобное);
• - лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;
• - приостановление (возобновление) действия заключенного трудового договора, при котором за работником сохраняется рабочее место, в соответствии со статьей 351.7 Трудового кодекса Российской Федерации[4].
• не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи работником заявления о выборе способа ведения учета сведений о трудовой деятельности.

Порядок выбора работником способа ведения учета сведений о трудовой деятельности.

Согласно положениям части 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно должен был подать работодателю письменное заявление о выборе способа ведения учета сведений о его трудовой деятельности: в виде бумажной трудовой книжки (статья 66 ТК РФ) или в виде электронной трудовой книжки (статья 66.1 ТК РФ).

В случае выбора работником способа ведения учета сведений о его трудовой деятельности в электронном виде (то есть работник выбирает электронную трудовую книжку) работодатель выдает бумажную трудовую книжку на руки работнику и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Следует отметить, что в случае, если работник сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки путем подачи соответствующего письменного заявления, то в последующем (в любое время) он имеет право подать работодателю письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку.

В то же время возможность обратного перехода с электронной трудовой книжки на бумажную законодательством не предусмотрена. Это означает, что если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то в последующем у него не будет права подать работодателю письменное заявление о продолжении (возобновлении) ведения на него работодателем трудовой книжки в бумажном виде. 

Если до указанной даты (не позднее 31 декабря 2020 года) работник не подал ни одно из заявлений о выборе способа ведения учета сведений о его трудовой деятельности, то работодатель продолжает вести на него трудовую книжку в бумажном виде.

Важно!

Независимо от того, какой вариант учета сведений о трудовой деятельности выберет работник (бумажный, электронный или вообще не сделает никакого выбора), работодатель обязан представлять на него в органы СФР сведения о трудовой деятельности для их учета в информационных ресурсах СФР в электронном виде.

Информация, указанная страхователями в сведениях о трудовой деятельности, включается органами СФР в индивидуальные лицевые счета зарегистрированных лиц, на которых данные сведения представлены.

Дополнение индивидуального лицевого счета гражданина сведениями о трудовой деятельности за периоды до 1 января 2020 года, записи о которых содержатся в бумажной трудовой книжке.

В соответствии с пунктом 2 статьи 12 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования»[5] зарегистрированные лица вправе обратиться в органы СФР для включения в свой индивидуальный лицевой счет сведений о трудовой деятельности за периоды работы до 1 января 2020 года, записи о которых содержатся в бумажной трудовой книжке.

При этом сведения о трудовой деятельности за периоды работы до 1 января 2020 года вносятся в раздел «Сведения о трудовой деятельности» индивидуального лицевого счета зарегистрированного лица (то есть в электронную трудовую книжку) согласно записям, содержащимся в бумажной трудовой книжке.

В случае выявления несоответствия содержащихся в бумажной трудовой книжке сведений о трудовой деятельности за периоды работы с 1 января 2002 года сведениям индивидуального (персонифицированного) учета, ранее учтенным на индивидуальном лицевом счете зарегистрированного лица, сведения за эти периоды работы включаются в электронную трудовую книжку с учетом результатов проверки их полноты и достоверности в порядке, предусмотренном статьей 16 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Корректировка сведений индивидуального (персонифицированного) учета и внесение уточнений (дополнений) в индивидуальный лицевой счет (в том числе в части сведений о трудовой деятельности) осуществляется органами СФР в соответствии с «Административным регламентом по предоставлению Пенсионным фондом РФ государственной услуги по приему от зарегистрированных лиц заявлений о корректировке сведений индивидуального (персонифицированного) учета и внесении уточнений (дополнений) в индивидуальный лицевой счет», утвержденным Постановлением Пенсионного фонда Российской Федерации от 28.06.2021 № 232п.

В соответствии с пунктом 18 Административного регламента для предоставления данной государственной услуги гражданином должны быть представлены следующие документы:

• «Заявление о корректировке сведений индивидуального (персонифицированного) учета и внесении уточнений (дополнений) в индивидуальный лицевой счет» по форме, приведенной в Приложении № 1 к Административному регламенту от 28.06.2021 № 232п. В заявлении в обязательном порядке должен быть заполнен подпункт 5.1 пункта 5 о внесении в индивидуальный лицевой счет сведений о трудовой деятельности;
• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность в соответствии с законодательством Российской Федерации;
• документы, подтверждающие основания для корректировки сведений индивидуального (персонифицированного) учета и внесения уточнений (дополнений) в индивидуальный лицевой счет, обязанность по представлению которых возложена на гражданина (оригинал трудовой книжки и другие имеющиеся у гражданина документы).

Наличие документов, подтверждающих основания для корректировки индивидуального лицевого счета зарегистрированного лица, является обязательным.

Для решения вопроса о корректировке сведений индивидуального (персонифицированного) учета гражданину необходимо лично обратиться с указанными выше документами в любую районную клиентскую службу Отделения.

Прием граждан в клиентских службах Отделения по всем государственным услугам СФР осуществляется преимущественно по предварительной записи.

Записаться на прием можно через официальный сайт СФР www.sfr.gov.ru. и по телефону «Единого контакт-центра взаимодействия с гражданами» 8-800-100-00-01.

Кроме того, в настоящее время в Личном кабинете на Едином портале государственных услуг и функций (ЕПГУ) реализована возможность представления гражданином заявления о корректировке сведений индивидуального (персонифицированного) учета и внесении уточнений (дополнений) в индивидуальный лицевой счет, в том числе в части корректировки сведений о трудовой деятельности в электронной трудовой книжке.

Для оформления такого заявления в электронном виде необходимо в Личном кабинете на ЕПГУ выбрать услугу «Корректировка индивидуального лицевого счета в СФР» и далее перейти в раздел «Скорректировать ЭТК» / «Дополнить ЭТК сведениями из бумажной трудовой» либо «Скорректировать данные о периодах работы».

При этом имеется возможность направить вместе с заявлением скан-образы необходимых документов.

После получения заявления Отделением в течение 2 рабочих дней Вам в электронной форме будет направлено уведомление о получении заявления с указанием перечня и даты личного представления в органы СФР необходимых документов (оригинал бумажной трудовой книжки и другие, имеющиеся у Вас документы).

Срок представления документов не должен превышать 3 рабочих дней со дня направления Вам уведомления.

При предоставлении документов должностное лицо органов СФР в день поступления регистрирует их и направляет заявителю в электронной форме уведомление о приеме документов.

В случае непредставления таких документов в установленный срок заявление не подлежит рассмотрению.

Порядок предоставления органами СФР гражданам сведений о трудовой деятельности, содержащихся в их индивидуальных лицевых счетах.

Сведения о трудовой деятельности предоставляются гражданам территориальным органом СФР в режиме реального времени в день обращения. Для получения сведений о трудовой деятельности можно обратиться в любую районную клиентскую службу Отделения СФР по Республике Ингушетия. При себе необходимо иметь документ, удостоверяющий личность.

За получением указанных сведений граждане могут также обратиться в Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ).

В Личном кабинете гражданина на интернет-портале «Социальный фонд России» сведения о трудовой деятельности можно сформировать в режиме онлайн в разделе «Электронная трудовая книжка» по ссылке «Заказать справку (выписку): о трудовой деятельности».

Также сведения о трудовой деятельности в режиме онлайн можно сформировать через Личный кабинет на Едином портале государственных услуг и функций.

При поступлении заявления на предоставление сведений о трудовой деятельности по почте данная государственная услуга предоставляется зарегистрированному лицу в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня получения территориальным органом СФР соответствующего заявления. При этом личность зарегистрированного лица и подлинность его подписи на заявлении, отправленном по почте, удостоверяются нотариусом или приравненным к нему лицом. В этом случае документ, удостоверяющий личность зарегистрированного лица, к заявлению не прилагается.

В случае представления интересов зарегистрированного лица лицом в силу полномочия, основанного на доверенности, дополнительно к заявлению и документу, удостоверяющему личность заявителя, необходимы доверенность и документ, удостоверяющий личность представителя. Если доверенность удостоверена нотариально, представлять документ, удостоверяющий личность зарегистрированного лица, интересы которого представляются, не требуется.