Между Пенсионным фондом и работодателями налажено взаимодействие по представлению на граждан, состоящих с ними в трудовых отношениях, документов для назначения пенсии.
Комплекс мер по обеспечению полноты и достоверности сведений о пенсионных правах застрахованных лиц, необходимых для своевременного и правильного назначения пенсий осуществляется Пенсионным фондом в рамках проведения заблаговременной работы. На основании заключенного соглашения между ПФР и работодателем и только с письменного согласия работника осуществляется передача сведений гражданина на обработку его персональных данных. В Пенсионный фонд все документы поступают по защищенным каналам связи с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя и в соответствии с требованиями к защите конфиденциальной информации, которые установлены законодательством Российской Федерации. В этой связи Отделением ПФР по Ханты-Мансийскому автономному округу - Югре разработаны нормативные документы об обмене электронными документами.
К направляемым документам предъявляется ряд существенных требований: отсканированные копии должны быть цветными изображениями разрешением 300 точек на дюйм (300 dpi). Прежде всего, цветность предоставляемых документов важна при определении их подлинности и достоверности содержащейся в них информации. В своей практике сотрудники Пенсионного фонда нередко сталкиваются с тем, что трудовые книжки, на основании которых подсчитывается общий стаж будущего пенсионера, заполняются с различными нарушениями: не читаемый оттиск печати, исправления в дате издания приказа о приеме на работу или увольнения. Для того чтобы увидеть эти коррективы и не допустить ошибок при назначении пенсии, специалисту необходимо изучить предоставленную копию документа в цветном изображении, так как в черно-белом варианте большинство неточностей распознать практически невозможно.
Даже если внесенные в документ исправления верны, специалисту ПФР необходимо дополнительно запросить подтверждающую справку от работодателя, архивную выписку или копию приказа соответствующей организации, для того чтобы установить продолжительность стажа и принять его в расчет при назначении пенсии. Если все же копии документов поступили в черно-белом виде, приступая к их обработке, сотрудник Пенсионного фонда затребует цветные копии. Каждый документ необходимо сканировать отдельно и представлять в сроки, согласованные с территориальным органом ПФР, но не позднее, чем за год до возникновения права на пенсию работника. Оптимально, когда страхователи формируют электронные образы документов, необходимых для назначения пенсии конкретного работника, в отдельный пакет документов с указанием его инициалов (ФИО) и адреса регистрации. К собранному пакету должен прилагаться реестр направляемых документов, каждый из которых подписывается электронной подписью уполномоченного сотрудника страхователя. Чем полнее и качественнее пакет, предоставленных работодателем копий документов, тем больше вероятности, что все пенсионные права гражданина будут учтены при назначении пенсионной выплаты. Именно поэтому к каждому документу, из которого будет сформировано ЭВД, относятся с особым вниманием.
