С 2020 года в России начали действовать электронные трудовые книжки. Старт активной работе в этом направлении дал Указ Президента РФ, подписанный в 2017 году, «О Стратегии развития информационного общества в РФ на 2017–2030 годы». К формированию электронных трудовых книжек россиян ПФР приступил с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека. Подробности - в интервью заместителя управляющего ОПФР по Бурятии Вячеслава Барнадаева.
Вячеслав Анатольевич, что дает переход на ведение трудовых книжек в электронном виде? В чем плюсы электронной трудовой книжки по сравнению с бумажной?
Одни плюсы, как для работодателей, так и для граждан. Во-первых, новая система повысит уровень сохранности сведений о трудовой деятельности, а бумажная трудовая книжка может потеряться. Если гражданин, к примеру, потеряет бумажную трудовую книжку, а компания, в которой он работал, закроется, ему не придется метаться, восстанавливая сведения о работе — они сохранятся в электронной системе Пенсионного фонда. Работодателю не нужно будет нести ответственность за их сохранность и тратить время на бумажное оформление. Работодателям будет проще взаимодействовать с дистанционными работниками. Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
На работников, которые впервые поступят на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут. Сведения о трудовой деятельности таких работников будут вести только в электронном виде.
Где будут храниться сведения электронной трудовой книжки?
Индивидуальный лицевой счет в Пенсионном фонде дополняется новым разделом «Сведения о трудовой деятельности», который будет содержать сведения: о приеме, увольнении, переводе работника, наименование должности, а также основаниях кадрового мероприятия.
Пенсионный фонд выступает в качестве оператора, который представляет свои системы для хранения данной информации. Работодатель формирует отчет со сведениями о трудовой деятельности своих работников, и представляет его в единую систему Пенсионного фонда России.К
Какие подготовительные мероприятия необходимо осуществить работодателям?
Главное уже сейчас начать проводить работы по информированию работников об изменениях в законодательстве обязательно в письменной форме. Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки размещен на сайте Роструда. Уведомить работников необходимо до 30 июня 2020 года включительно.
Работодателям следует проанализировать существующие локальные нормативные акты и актуализировать их в части вопросов, касающихся трудовых книжек. В тех организациях, где есть профсоюзы, эту работу должны провести совместно, с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Какой переходный период установлен по отказу от бумажных трудовых книжек? Стоит ли работодателям беспокоиться о сроках?
Первое, что нужно понять, - переход на электронные трудовые книжки будет постепенным. Каждому работнику нужно сделать выбор – перейти на ведение электронной книжки или оставить ведение бумажной трудовой книжки.
Работники, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной трудовой книжке фиксируются сведения, начиная с 2020 года.
Когда работнику нужно определиться с выбором ведения его трудовой книжки?
До конца 2020 года включительно. Нужно будет подать работодателю письменное заявление о своем выборе. Информация о поданном заявлении работодателем будет передана в Пенсионный фонд и она отразится на лицевом счете работника.
Можно выбрать один вариант ведения трудовой книжки, потом передумать и перейти на другой вариант?
Если работник выберет вариант сохранения бумажной трудовой, то это не помешает ему потом отказаться от нее и перейти только на электронный учет. А вот если работник выберет электронный вариант, то возврат на бумажную трудовую книжку законом не предусматривается.
Какую отчетность нужно сдавать работодателям в связи с введением электронных трудовых книжек?
С 1 января 2020 года у работодателей появился новый вид отчетности по форме СЗВ-ТД. Срок и периодичность подачи сведений — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем. Стоит отметить, что работодатель представляет сведения о трудовой деятельности о своих работниках в следующих случаях:
- при приеме на работу, перевода на другую работу, увольнения и других кадровых мероприятий, их всего 6, они перечислены в Порядке заполнения отчет по форме СЗВ-ТД, утвержденном постановлением Правления ПФР № 730п. А также СЗВ-ТД представляется в случае подачи работником заявления о выборе ведения его трудовой книжки.
Каким образом страхователи сдают новую отчетность?
Страхователи, представляющие отчетность в ПФР, а это ежемесячная отчетность СЗВ-М, годовая – СЗВ-СТАЖ, через провайдера, также направляют отчетность в ПФР по форме СЗВ-ТД по телекоммуникационным каналам связи. Для этого страхователь должен через своего провайдера направить в ПФР в электронном виде заявление на подключение к системе электронного документооборота ПФР.
Страхователи, представляющие отчетность в ПФР через уполномоченных представителей (консалтинговые фирмы и иные организации, предоставляющие услуги по сдаче отчетности в ПФР), тем же способом представляют форму СЗВ-ТД. Для этого страхователи должны подать в территориальный орган ПФР по месту регистрации на бумаге заявление на подключение к ЭДО ПФР и Уведомление о представлении полномочий представителю.
И хотелось бы обратить особое внимание, все без исключения страхователи для представления СЗВ-ТД могут воспользоваться на сайте ПФР сервисом «Кабинет страхователя». Для этого необходимо пройти регистрацию в «Кабинете страхователя» и иметь УКЭП.
Также страхователи с небольшой численностью работников имеют право сдать отчет на бумаге в территориальный орган ПФР. И все же, данный способ для работодателей не совсем удобный, так как с 1 января 2021 года при приеме на работу и увольнении работника страхователю нужно будет представлять сведения не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, распоряжения. Таким страхователям мы рекомендуем приобретать УКЭП и сдавать отчетность через Кабинет страхователя.
Как будет происходить увольнение и оформление на новую работу, если гражданин откажется от бумажной трудовой, или ее у него уже не будет?
Работодатель внесет информацию об увольнении в свою электронную систему учета, и работнику в последний день работы выдаст сведения за тот период, пока он у него работал. Такая «выписка» выдается в бумажном виде или отправляется по электронной почте в электронном виде.
Новому работодателю гражданин для оформления предъявит трудовую книжку и выписку со сведениями о трудовой деятельности с 1 января 2020 года. Работодатель может получать эту информацию от нового сотрудника и в электронной форме с цифровой подписью.
Также сведения о своей трудовой деятельности с 1 января гражданин может запросить в территориальном органе ПФР или в МФЦ.
Выписки, которые будут выдавать работодатели при увольнении, и выписки, полученные в Пенсионном фонде или МФЦ, чем-то будут отличаться?
Да. Каждый работодатель будет выдавать только сведения о работе у него (прием, переводы, увольнение). А в Пенсионном фонде, МФЦ можно будет получить полную выписку — обо всех отраженных в электронной системе местах работы.
Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут через Личный кабинет гражданина на сайте ПФР, портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.
Что нужно знать об ответственности за нарушения?
Обязанность по информированию работников об изменениях в части применения трудовых книжек лежит на работодателе.
В Госдуму внесен проект Федерального закона (№ 748758-7), направленный на внесение изменений в Кодекс об административных правонарушениях. Планируется ввести административную ответственность для работодателя, который представит в информационную систему Пенсионного фонда неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности работника или же нарушит сроки подачи данных.
Какие перспективы открывает переход на электронные трудовые книжки?
Повысится достоверность и сохранность сведений о трудовой деятельности работников. Появятся дополнительные возможности взаимодействовать дистанционно. Это касается и вопросов трудоустройства, и оформления пенсий по данным лицевого счета. И, конечно же, обрабатывать данные о трудовой деятельности работников станет удобнее.
Где можно посмотреть информацию, касающуюся Электронной трудовой книжки?
На сайте Пенсионного фонда в разделе «Электронная трудовая книжка» представлена актуальная информация по данной теме. Также Отделение открыл Телеграмм-канал ЭТК_БУРЯТИЯ. С помощью данного канала мы оказываем «скорую» помощь страхователям по вопросам перехода на электронные трудовые книжки. Рекомендуем всем кадровикам подключаться к каналу ЭТК_БУРЯТИЯ, где в режиме онлайн можно получить ответы на все вопросы.
