На сегодняшний день существует такая проблема, как несоответствие записей в трудовой книжке той отчетности, которую передают работодатели в Пенсионный фонд. Причина – в невнимательности, порой в непрофессионализме кадровых работников предприятий. Бывает, что по трудовой книжке работник числится на одном предприятии, а пенсионные отчисления передавались от другого. Перепроверяют записи при условии помарок и исправлений. Хуже, если запись в книжке есть, а отчетности за перечисленные пенсионные отчисления в фонд переданы не были. Это значит, что этот период работы в будущую пенсию не зачтут. Особенно это характерно для перестроечных 90-х – начала 2000-х годов. Каждое Управление фонда в городах и районах области направляет в различные организации и архивы сотни запросов в год. Приходится по архивам ходить и самим пенсионерам. Бывает, что предприятия, ликвидировавшись, не сдают документы в архив. Тогда подтвердить факт работы пенсионеру практически невозможно.
Всего этого избежать поможет электронный пенсионный архив Амурской области. На сегодняшний день в него вошли уже документы по 72 предприятиям области. Это часть страхователей, которые уже используют электронный документооборот – таких более 1,5 тысяч.
В перспективе электронная документация будет создана по каждому предприятию области. К этому руководителей организаций подвигают законодатели. Так, сегодня все организации, численность работников которых превышает 100 человек, уже обязаны сдавать отчетность в электронном виде. А с 1 января 2010 года – страхователи с численностью работников более 50 человек.
В конечном счете электронная библиотека – с виду похожая на большой системный блок – позволит освободить около 400 кв. м. площади, которую занимают бумажные архивы в подразделениях фонда в Амурской области.
Электронный документооборот удобен предприятиям: вся отчетность отправляется с рабочего места. Без выезда в фонд делаются и все корректировки. Перейти на ЭДО специалисты советуют уже сейчас – в 2010 году отчитываться в фонд нужно будет по полугодиям, а в 2011 – уже поквартально.
Всего в Амурской области зарегистрировано более 47 тысяч организаций.
