Почти два десятилетия прошло со времени образования общего отдела в нашем учреждении. До ноября 2000 года делопроизводством занимались отдельные специалисты. Для выполнения каких именно задач создавался отдел? Как развивалась система документационного обеспечения управления (ДОУ) в Отделении? Каковы проблемы современного делопроизводства? Рассказывает начальник общего отдела краевого пенсионного ведомства Татьяна Астапова.
Чтобы всегда быть под рукой - в нужное время в нужном месте
Успешное функционирование любой организации во многом зависит от того, насколько эффективно построена система управления, частью которой является работа с документами. Документы должны создаваться в нужное время, в нужном месте и в нужное время быть под рукой. Залог обоснованного и эффективного управленческого решения - своевременность получения и достаточность информации. Для эффективной организации работы недостаточно просто раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах. Документы нужно систематизировать, регистрировать, контролировать их исполнение, определять сроки их хранения, формировать в дела, сдавать на хранение в архив или уничтожать после того, как они утратили ценность, и истек срок их хранения. И все это нужно делать по определенным правилам.
Создание отдела по времени совпало с созданием Единой пенсионной службы. Для упорядочивания работы с документами отделу в короткие сроки предстояло разработать Инструкцию по делопроизводству, и уже в апреле 2001 года она была утверждена. В мае 2001 года актуализировали Регламент работы Отделения. Для качественного формирования документального фонда утвердили номенклатуру дел.
Любые изменения в пенсионной системе всегда отражались на объеме и составе документооборота. Кроме того, система управления документами постоянно изменяется под влиянием технического прогресса, требований по защите информации…
От копирки до СЭДа
В 2000 году сложно было представить, что набрать текст документа сможет любой специалист Отделения на своем рабочем месте, за своим персональным компьютером. Проекты документов, написанные от руки, приносили в так называемое машинописное бюро общего отдела. В одну папку складывали всё, что нужно отпечатать, из другой забирали готовые документы. Сегодняшние молодые специалисты, которые с легкостью подготовят вам несколько копий документа, используя технику, про копировальную бумагу никогда и не слышали. В 2001 году Регламентом работы Отделения выполнение копировально-множительных работ было закреплено за общим отделом. Заместитель начальника отдела Ольга Тюмакова свою трудовую биографию начинала в те годы. Ольга Сергеевна помнит, как размножение документов в объеме более 10 листов производилось по бланку-заказу, подписанному руководителем структурного подразделения. А заполнение реестров почтовых отправлений вообще выполняли под копирку.
Сегодня в привычной уже всем системе электронного документооборота контроль исполнения документов организован автоматически, исполнитель получает напоминание о приближающемся сроке исполнения на электронную почту. Тогда же специалисты отдела распечатывали для каждого структурного подразделения сводку по контрольным и просроченным документам. Электронные документы поступали на электронную почту только в отдел автоматизации, далее передавались в общий отдел на регистрацию. В 2001 году в отделе уже применялась программа для регистрации документов, при этом резолюции доводились до исполнителя на бумаге. Если резолюция была создана для нескольких исполнителей, то каждому соисполнителю документ предоставлялся в размноженных копиях.
Организация хранения документов также была в ведении общего отдела. В связи с образованием Единой пенсионной службы в архив Отделения были переданы документы из комитетов по соцзащите. Специалисту общего отдела Лидии Николаевне Вахтиной, ответственной за архив, с трудом верилось, что немыслимую гору документов, сложенную прямо на полу, можно упорядочить! И с этой задачей отдел справился достойно: инвентаризация документов была проведена, номенклатура дел составлена.
С развитием информационных технологий, электронные документы значительно потеснили документы на традиционных носителях. Идеи «информационного общества», «электронного правительства» - мировая тенденция. Одной из задач в рамках стратегии развития информационного общества в Российской Федерации было обеспечение эффективного межведомственного информационного обмена. Сделать это без кардинального изменения отношения к делопроизводству было невозможно.
С 2015 года регистрация документов в Отделении осуществляется с применением программного комплекса «Система электронного документооборота ПФР» (СЭД ПФР), что позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов, сократить трудоемкость их обработки и повысить оперативность их исполнения. При постоянно растущем документопотоке роль электронного документооборота трудно переоценить.
Сравните сами: в 2002 году было зарегистрировано 6382 исходящих и 6299 входящих документов, а в 2018 году объем документооборота составил 20479 исходящих и 16897 входящих документов!
СЭД ПФР с 2016 по 2018 годы поэтапно был внедрен во всех Управлениях ПФР в городах и районах края. Несмотря на увеличение доли электронных документов, традиционных бумажных писем по-прежнему отправляется немало. Подготовка их к отправке адресату - тоже функция общего отдела. Чем больше отправляется писем, тем актуальнее вопрос о том, как упорядочить процедуру отправки и сделать ее максимально эффективной. В настоящее время в отделе организована отправка реестров почтовых отправлений через Личный кабинет на сайте Почты России.
То ли еще будет
Для современного делопроизводства актуальна проблема отсутствия правовых норм, позволяющих осуществлять прием на хранение в архив электронных документов. С учетом государственного курса на «цифровизацию» такие нормативные акты жизненно необходимы. В ноябре 2019 года эта проблема освещалась на такой авторитетной площадке, как Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе», традиционно проводимой Росархивом. В настоящее время проходит стадию общественного обсуждения проект Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов. Завершается разработка проекта Концепции Центра хранения электронных документов, обеспечивающей единые подходы к организации хранения, комплектования, учета и использования электронных архивных документов.
На конференции было анонсировано предстоящее внесение изменений в Федеральный закон «Об архивном деле». Эти изменения предполагают уточнение понятий «архивный документ» и «электронный архивный документ»; предусматривают серьезное сокращение сроков ведомственного хранения электронных архивных документов на федеральном, региональном и муниципальном уровнях. Все эти законодательные перемены напрямую затронут сферу делопроизводства. Специалистам отдела предстоит методично и последовательно разобраться в новшествах, привести в соответствие локальные нормативные акты в Отделении и Управлениях ПФР в городах и районах края. Так, феврале 2020 года был введен новый Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения, и специалистом отдела, ответственным за архив, Максимом Старцевым, оперативно проделана серьезная работа по приведению в соответствие статей номенклатуры дел Отделения и территориальных органов ПФР в городах и районах края.
Какие бы задачи не ставились отделу, сплоченный, опытный и дружный коллектив, сохраняя оптимизм в любых сложных и стрессовых ситуациях, добивался отличных результатов.
