Отделение Пенсионного фонда РФ по Северной Осетии публикует ответы на часто задаваемые жителями республики вопросы об электронной трудовой книжке, поступающие на горячую линию ведомства.
1. Обязательно ли работающему гражданину переходить на цифровой формат трудовой книжки?
Если к трудовой деятельности гражданин впервые приступил до 1 января 2021 года, он имеет право оставаться на удобном для него варианте ведения трудовой книжки, если же после - данные о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
2. Какими преимуществами отличается электронный формат трудовой книжки?
Основные преимущества ЭТК: доступ работников к информации о трудовой деятельности в режиме реального времени; минимизация неточностей и недостоверных сведений о трудовой деятельности; дополнительные возможности при дистанционном трудоустройстве; экономия на приобретении бланков трудовых книжек; повышенная безопасность данных; дистанционное оформление пенсий без дополнительного документального подтверждения; удобство использования данных для получения широкого спектра госуслуг.
3. Как гражданин сможет получить сведения из электронной трудовой книжки?
Сведения о своей трудовой деятельности можно получить в режиме реального времени на сайте Пенсионного фонда РФ (www.pfrf.ru) и на портале государственных услуг (www.gosusligi.ru). Для доступа к личному кабинету необходима единая для сайтов ПФР и Госуслуг учетная запись.
Также информацию из ЭТК гражданину могут предоставить на бумажном носителе в любом территориальном органе ПФР или МФЦ.
4. Какие сведения отражены в цифровом формате трудовой книжки?
Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке: информация о работнике; даты и виды трудовых мероприятий (приема, увольнения, перевода на другую работу); места работы; должности, квалификации, структурные подразделения гражданина; виды поручаемой работы; основания кадровых мероприятий; причины прекращения трудовых договоров.
5. Как сведения из электронной трудовой предъявляются работодателю при устройстве на работу?
Информация предоставляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в цифровом варианте с электронной подписью. В обоих случаях данные вносятся работодателем в собственную систему кадрового учета.
6. Что в первую очередь нужно сделать работодателю при переходе работников на ЭТК?
Для начала работодателю необходимо внести изменения в нормативно-правовые акты организации (коллективные договоры, должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т.д.) Должен быть пересмотрен каждый акт, в котором прописано словосочетание «трудовая книжка». Работодателю нужно определить ответственных лиц за ведение книжек в электронном виде и в полном объеме обеспечить техническую готовность к ведению и передаче отчетности. Также работодателем должны быть подготовлены уведомления об изменении законодательства и о праве выбора варианта ведения трудовой книжки, которые должны будут заверяться подписями ознакомившихся с информацией работников. После чего эти уведомления необходимо вручить работникам до 31 октября 2020 г.
7. Что в первую очередь нужно сделать работнику?
Работающий гражданин должен определиться с выбором формата ведения трудовой книжки и подать заявление о своем решении до 31 декабря 2020 года. Переход на ЭТК добровольный и осуществляется только с согласия работника.
8. Каков порядок сдачи отчетности по ЭТК?
Сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц предоставляются страхователями в ПФР:
- в случаях перевода на другую постоянную работу или подачи зарегистрированным лицом заявления о способе ведения трудовой книжки - ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором прошло кадровое мероприятие;
- в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).*
С 1 января 2021 года сведения о всех кадровых мероприятиях должны будут представлены страхователями в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем произведенного кадрового мероприятия (прием, увольнение, перевод, переименование, установление (присвоение), запрет занимать должность).
9. Если работник уволен, в каком виде будет фиксироваться информация о его трудовой деятельности?
В случае увольнения работника работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.
10. Как защищены базы данных ПФР? Какие существуют гарантии их сохранности?
Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных. Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем ПФР. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
Телефон горячей линии для консультирования граждан: 51-80-92.
* Постановление Правительства РФ от 26.04.2020 №590 "Об особенностях порядка и сроках представления страхователями в территориальные органы Пенсионного фонда РФ сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц".
