Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это новый формат хорошо знакомого каждому россиянину документа. Отделение Пенсионного фонда по РСО-Алания отвечает на наиболее часто задаваемые гражданами вопросы об ЭТК, поступающие на горячую линию.
1. Обязательно ли работающему гражданину переходить на цифровой формат трудовой книжки?
Если к трудовой деятельности гражданин впервые приступил до 1 января 2020 года, он имеет право оставаться на удобном для него варианте ведения трудовой книжки. Если же гражданин впервые открывает трудовую книжку в любое время с 1 января 2021 года, данные о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
2. Какими преимуществами отличается электронный формат трудовой книжки?
Основные преимущества ЭТК – это, прежде всего: доступ работников к информации о трудовой деятельности в режиме реального времени; минимизация неточностей и недостоверных сведений о трудовой деятельности; дополнительные возможности при дистанционном трудоустройстве; экономия на приобретении бланков трудовых книжек; повышенная безопасность данных; дистанционное оформление пенсий без дополнительного документального подтверждения; удобство использования данных для получения широкого спектра госуслуг.
3. Как гражданин сможет получить сведения из электронной трудовой книжки?
Сведения о своей трудовой деятельности можно получить в режиме «здесь и сейчас» на сайте Пенсионного фонда РФ (www.pfrf.ru) и на Портале государственных услуг (www.gosusligi.ru). Для доступа к Личному кабинету необходима единая для сайтов ПФР и Госуслуг учетная запись.
Также информацию из ЭТК гражданину могут предоставить на бумажном носителе в любом территориальном органе ПФР или МФЦ.
4. Какие сведения отражены в цифровом формате трудовой книжки?
Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке: информация о работнике; даты и виды трудовых мероприятий (приема, увольнения, перевода на другую работу); места работы; должности, квалификации, структурные подразделения гражданина; виды поручаемой работы; основания кадровых мероприятий; причины прекращения трудовых договоров.
5. Как сведения из электронной трудовой предъявляются работодателю при устройстве на работу?
Информация предоставляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в цифровом варианте с электронной подписью. В обоих случаях данные вносятся работодателем в собственную систему кадрового учета.
6. Что в первую очередь нужно сделать работодателю при переходе работников на ЭТК?
Для начала работодателю необходимо внести изменения в нормативно-правовые акты организации (коллективные договоры, должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т.д.) Должен быть пересмотрен каждый акт, в котором прописано словосочетание «трудовая книжка». Работодателю нужно определить ответственных лиц за ведение книжек в электронном виде. И в полном объеме обеспечить техническую готовность к ведению и передаче отчетности. Также работодателем должны быть подготовлены уведомления об изменении законодательства и о праве выбора варианта ведения трудовой книжки, которые должны будут заверяться подписями ознакомившихся с информацией работников. После чего эти уведомления необходимо вручить работникам до 30 июня 2020 г.
7. Что в первую очередь нужно сделать работнику?
В первую очередь работающий гражданин должен определиться с выбором формата ведения трудовой книжки и подать заявление о своем решении до 31 декабря 2020 года. Переход на ЭТК добровольный и осуществляется только с согласия работника.
8. Каков порядок сдачи отчетности по ЭТК?
Напоминаем, что с 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором прошло кадровое мероприятие. С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут предъявлены не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.
9. Если работник уволен, в каком виде будет фиксироваться информация о его трудовой деятельности?
В случае увольнения работника работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.
10. Как защищены базы данных ПФР? Какие существуют гарантии их сохранности?
Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных. Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем ПФР. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
Телефон горячей линии для консультирования граждан: 51-80-92.
