На территории Хабаровского края уже более двух лет успешно реализуется новая форма взаимодействия органов ПФР со страхователями. Она заключается в совместной заблаговременной работе по подготовке документов для назначения страховой пенсии по старости.
Цель и суть проекта
Основная цель такого социального партнерства – сделать процесс назначения пенсии для граждан максимально комфортным.
Работодатель в рамках соглашения, заключенного с ПФР об электронном взаимодействии для назначения пенсии своим сотрудникам, берет на себя обязательства формировать электронный пакет документов о пенсионных правах работников и передавать их в органы ПФР.
Благодаря такой заботе, экономится рабочее время. Будущие пенсионеры не отвлекаются от трудовой деятельности, избавлены от самостоятельной подготовки документов и от визитов в ПФР, что не только упрощает для них получение государственной услуги «Назначение пенсии», но делает её более качественной и доступной.
В Хабаровском крае более 3,5 тысяч социально ответственных работодателей, заключивших с ПФР соглашение, в рамках которого они реально помогли около 6 тыс. работников в назначении пенсии, избавив их от лишних визитов в ПФР.
Среди заключивших соглашения с Отделением ПФР такие крупные работодатели края как филиал ОАО ДРСК «Хабаровские электрические сети», ФКП АПЗ «Вымпел», ОАО «Компания Сухой» КНААЗ им. Гагарина, КГБУЗ Краевая клиническая больница № 2, ОАО Ургалуголь, ФИЛИАЛ ООО «ТМХ-СЕРВИС» «ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ» и др.
Кстати, этот процесс пошел динамичнее после принятия Правительством края Распоряжения от 28.01.2016 № 15р «О дополнительных мерах по созданию условий для обеспечения доступности, повышения оперативности и качества предоставления жителям края государственной услуги по установлению пенсий», регламентирующего взаимодействие органов исполнительной и муниципальной власти с органами ПФР по всем социально чувствительным вопросам, в том числе и по вовлечению работодателей к социальному проекту Отделения ПФР.
Значение заблаговременной работы с документами
Практика работы с документами показывает, что зачастую записи в трудовой книжке содержат некорректное оформление: исправления в датах при приеме на работу, неразборчивые наименования организации, нечитаемые печати, исправления фамилии, неточное наименование должностей, отсутствие дополнительных сведений, подтверждающих факт работы, дающей право на досрочную страховую пенсию по старости и т.д. Все разночтения в документах требуют дополнительного времени на уточнения и различные запросы.
Например, запросы, направляемые в архивные органы края для уточнения того или иного периода работы, заработной платы, обрабатываются специалистами архивных учреждений в течение месяца. А если запрос по уточнению некорректных записей, внесенных в период работы, направляется заграницу, тогда ответа приходится ждать от 3 - до 12 месяцев.
Заблаговременная подготовка документов позволяет иметь полный пакет документов, необходимых для своевременного и правильного назначения пенсий ко дню обращения за ней, а это - залог учета пенсионных прав граждан в полном объеме.
Если такая работа проводится заблаговременно, то гражданин своевременно и в полном объеме может реализовать свои пенсионные права.
Стоит подчеркнуть, что заблаговременное обращение за оценкой документов не является обращением за установлением пенсии.
Алгоритм действий сотрудника кадровой службы
В декабре текущего года и до конца января следующего года необходимо представить в ПФР:
- список лиц, выходящих на пенсию (мужчин в 60 лет, женщин в 55, для северных районов мужчин - в 55, женщин - 50);
- пакет сканированных документов, состоящий из заполненной анкеты работника, трудовой книжки (кроме записей о награждении), паспорта, СНИЛС.
Если ФИО не совпадают с документами, например, в трудовой книжке отсутствует запись об изменении ФИО, представляется свидетельство о браке (расторжении брака).
В пакете дополнительно могут быть представлены другие документы работника, например, справка из центра занятости, справка о заработной плате за период до 2002 года, военный билет, документы об очном образовании.
Важно отметить, что работодатель представляет документы на своего работника только с его письменного согласия. Данное согласие по общему правилу работник дает при приеме на работу и хранится оно в его личном деле, поэтому дополнительное письменное согласие не требуется.
После составления реестра, все отсканированные документы направляются в ПФР для их правовой оценки.
Параметры электронных документов
Документы обязательно сканируются в цветном изображении в формате jpeg или DjVu с расширением 300 точек на дюйм.
Каждый документ сканируется отдельно, если документ состоит из нескольких страниц, он сканируется последовательно в один файл с возможностью пролистывания.
Цветное изображение документов является обязательным условием, т.к. это важно при определении их подлинности и достоверности содержащейся в них информации. В черно-белом варианте большинство неточностей в документах распознать практически невозможно. Даже если внесенные в документ исправления верны, специалисту ПФР необходимо будет дополнительно запросить подтверждающую справку от работодателя, архивную выписку или копию приказа соответствующей организации, для того чтобы установить например продолжительность стажа и принять его в расчет при назначении пенсии.
Способы подачи заявления без явки в ПФР
Не ранее чем за месяц до наступления права на страховую пенсию по старости, гражданин подаёт заявление о её назначении и доставке.
Заявление о назначении пенсии может быть представлено в форме электронного документа через Личный кабинет гражданина на сайте ПФР или Единый портал государственных и муниципальных услуг.
Если будущий пенсионер работает, то такое заявление можно представить в кадровую службу по месту работы. Частью 3 статьи 21 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» работодателю предоставлено право обращаться в территориальные органы ПФР за установлением и доставкой страховой пенсии застрахованным лицам, состоящим в трудовых отношениях с ним, с их письменного согласия.
В развитие указанного положения Административный регламент предоставления Пенсионным фондом РФ государственной услуги по установлению страховых пенсий, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.01.2016 № 14н, предусматривает возможность направления работодателем заявления работника и документов, необходимых для установления пенсии, в электронном виде по защищенным каналам связи, заверенных усиленной квалифицированной подписью.
Таким образом, работники организаций, приобретающие право на пенсию, могут оформить её без явки в Пенсионный фонд.
Самый простой способ – обойтись без документов
Основой расчета размера пенсии каждого гражданина являются данные, которые ПФР получил от самого гражданина и от работодателей: о периодах трудовой деятельности, местах работы, размере начисленных страховых взносов. Эти данные представлены в Личном кабинете гражданина в разделе «О сформированных пенсионных правах». Если гражданин считает, что какие-либо сведения не учтены или учтены не в полном объеме, то ему следует заблаговременно обратиться в территориальный орган ПФР по месту жительства или к работодателю для уточнения данных и представления их в ПФР.
Если же гражданин видит, что все сведения о его пенсионных правах учтены, он может подать заявление о назначении пенсии, не только без визита в клиентскую службу ПФР, но и без представления в ПФР каких-либо документов (трудовой книжки) и справок о стаже. Для этого гражданину после получения полной информаиции в Личном кабинете достаточно дать согласие на назначение страховой пенсии по этим сведениям.
Стоит отметить, что всем гражданам, даже тем, кому до пенсии ещё далеко, целесообразно следить за своими пенсионными правами. Самый оперативный способ контроля– в Личном кабинете гражданина на сайте ПФР, на Едином портале государственных услуг или в мобильном приложении ПФР. Доступ к этим персональным данным возможен только после регистрации в ЕСИА – единой системе идентификации и аутентификации. Подтвердить учетную запись можно в ближайшей клиентской службе ПФР, МФЦ, отделении «Почты России» или офисе «Ростелекома».
Также информацию о состоянии индивидуального лицевого счета можно получить в территориальном органе ПФР, МФЦ, у работодателя и в Сбербанке.
Плюсы для всех участников проекта
Формирование электронного пакета документов о пенсионных правах работника и направление их в органы ПФР по телекоммуникационным защищенным каналам не требует от страхователя-работодателя никаких дополнительных материальных вложений, т.к. она уже используются при сдаче сведений индивидуального (персонифицированного) учета.
Сама подготовка документов: их сканирование и направление в ПФР не занимает большое количество времени и не ложится каким-то финансовым бременем на плечи работника кадровой службы. Как показывает практика, время, затраченное на сканирование и передачу электронных документов в ПФР в среднем на 1 работника, составляет около 15 минут. Такое же время кадровый работник тратит на ксерокопирование документов и их постраничное заверение для выдачи их своему работнику для личного представления им в ПФР.
Если в среднем в организации численностью более 100 человек на пенсию в течение года выходит порядка 5-6, то в целом на всю работу по сканированию и направлению документов работодатель затрачивает около одного часа работы из расчета 6 человек в год. Это не так много. К тому же стоит учесть, что при отсутствии электронного взаимодействия с ПФР, кроме расхода бумаги, времени на копирование документов, их постраничное заверение, работник отвлекается от своих прямых обязанностей на визит с документами в ПФР.
Раньше все необходимые документы на назначение пенсии будущий пенсионер должен был самостоятельно предоставить в орган ПФР. Сегодня заботу об этом берут на себя социально ответственные работодатели.
Такое активное участие работодателя в оформлении пенсии своих сотрудников является дополнительным элементом «социального пакета», что, безусловно, выгодно отражается на качестве кадрового состава, обеспечении финансовой устойчивости и укреплении репутационного капитала.
* Ознакомиться с Соглашением и его приложениями
